Die Bewirtung von Arbeitnehmern stellt grundsätzlich einen Sachbezug dar, welcher der Lohnsteuer und der Sozialversicherung zu unterwerfen ist.
Es gibt jedoch eine Reihe von Regelungen, gemäß denen die Bewirtung / Verköstigung von Arbeitnehmer lohnsteuerfrei oder eine Pauschalbesteuerung möglich ist. In diesen Konstellationen entstehen auch keine Sozialversicherungsbeiträge für die Bewirtung von Arbeitnehmern.
Weiterhin ist ein wirtschaftlich wichtiges Kriterium, ob eine Bewirtung als Sachbezug gemäß § 2 Absatz 1 SVEV mit dem pauschalierten Sachbezugswert zu bewerten ist oder ob die Bewertung des Sachbezugs mit dem tatsächlichen Wert zu erfolgen hat.
Steuerfreie Bewirtung von Arbeitnehmern
Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, in denen der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer bewirten kann, ohne das Lohnsteuer erhoben wird. Für die dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei zugewendeten Speisen und Getränke werden auch keine Sozialabgaben erhoben.
„Kleine“ Speisen und Getränke sind keine Mahlzeit, sondern eine steuerfreie Aufmerksamkeit
Eine (grundsätzlich steuerpflichtige) Bewirtung liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung stellt.
Das führt zu der Frage, was eine Mahlzeit ist: Mahlzeiten sind insbesondere ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen, welche während den regulären Arbeitspausen vom Arbeitnehmer verzehrt werden. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird (BMF vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rz. 65 und 74)
Keine Mahlzeiten sind dementsprechend kleine Speisen (z.B. Brötchen und Gebäck) und Getränke (z.B. Kaffee, Tee, Wasser), welche der Arbeitnehmer während der regulären Arbeitszeit zusätzlich konsumiert. Diese „kleinen“ Speisen und Getränke dienen der Förderung der internen beruflichen Kommunikation der Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und können vom Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern als steuerfreie Aufmerksamkeit zur Verfügung gestellt werden.
Bewirtungen von Arbeitnehmern anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes sind ebenfalls steuerfreie Aufmerksamkeiten
Zu den steuerfreien Aufmerksamkeiten zählt auch die Bewirtung von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes im Betrieb.
Bewirtung von Arbeitnehmern im Rahmen von Betriebsveranstaltungen
Die Bewirtung von Arbeitnehmern im Rahmen einer Betriebsveranstaltung ist ebenfalls von der Lohnsteuer befreit, soweit die Kosten der Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer nicht den Betrag von 110 Euro übersteigen (Freibetrag) – § 19 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1a EStG.
Zu beachten ist, dass Lohnsteuerfreiheit nur für 2 Betriebsveranstaltungen p.a. gilt. Für weitere Betriebsveranstaltungen und für die anteiligen Kosten der ersten beiden Betriebsveranstaltungen, die über 110 Euro liegen, ist eine pauschale Besteuerung in Höhe von 25% möglich (§ 40 Absatz 2 Nr. 2 EStG).
Bewirtung von Arbeitnehmern im Rahmen der Ehrung oder Verabschiedung eines Kollegen
Keine Betriebsveranstaltungen sind betriebliche Feiern zur Ehrung oder Verabschiedung eines einzelnen Arbeitnehmers sowie anlässlich eines runden Arbeitnehmergeburtstags. Gemäß R 19.3 Absatz 2 Nr. 3, 4 LStR gilt hier jedoch eine Freigrenze in Höhe von 110 Euro pro Teilnehmer.
Teilnahme des Mitarbeiters an einer geschäftlichen Bewirtung
Nimmt der Arbeitnehmer an einer Besprechung mit einem Geschäftspartner teil und findet dieses Gespräch im Rahmen einer vom Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner bezahlten Bewirtung statt, dann liegt hier kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (§ 4 Absatz 5 Satz1 Nr. 2 EStG).