Heutzutage häufen sich durch die zunehmende Digitalisierung die Fälle in denen der Arbeitnehmer von zu Hause aus seine Arbeit ausschließlich im Home-Office verrichtet und nur zu bestimmten Anlässen die eigentliche Betriebsstätte des Arbeitgebers betritt. Hierbei kann es dazu kommen, dass der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine monatliche „Extrazahlung“ für das Arbeiten im Home-Office bzw. einen monatlichen „Mietzuschuss“ erhält. In solchen Fällen sind jedoch einige steuer- und sozialrechtliche Besonderheiten zu berücksichtigen.

Nutzung des Arbeitszimmers im vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers

Wird das Arbeitszimmer im vorrangigem Interesse des Arbeitnehmers genutzt, so werden die „Zuschüsse“ des Arbeitgebers als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit gem. § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG gewertet und sind somit lohnsteuerpflichtig und darüber hinaus auch sozialversicherungspflichtig gem. § 14 SGB IV. Wird das Arbeitszimmer hingegen im vorrangigem Interesse des Arbeitnehmers, also zur eigentlichen Arbeit, genutzt und geht dieses Interesse über die Entlohnung des Arbeitnehmers sowie über die Erbringung der jeweiligen Arbeitsleistung hinaus, so sind die Leistungen des Arbeitgebers für das Home-Office nicht lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Nutzung im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers

Ein Erlass des Bundesfinanzministeriums führt dazu aus: „Ein für den Arbeitslohncharakter der Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sprechendes gewichtiges Indiz liegt vor, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt und die Nutzung des Arbeitszimmers […] vom Arbeitgeber lediglich gestattet oder geduldet wird. In diesem Fall ist grundsätzlich von einem vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers an der Nutzung auszugehen. Zur Widerlegung dieser Annahme muss der Steuerpflichtige das vorrangige Interesse seines Arbeitgebers am zusätzlichen Arbeitsplatz, hinter welches das Interesse des Steuerpflichtigen zurücktritt, nachweisen. Ein etwa gleichgerichtetes Interesse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer reicht nicht aus.“ (BMF, 18.4.2019, IV C 1 – S 2211/16/10003 :005).

Beweislast liegt beim Arbeitnehmer

D.h., sollte der Arbeitnehmer neben dem Home-Office auch über einen Arbeitsplatz an der Betriebsstätte des Arbeitgebers verfügen, so wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass die Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, im vorrangigem Interesse des Arbeitnehmers liegen. In solchen Fällen müsste der Arbeitnehmers also beweisen, dass der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden vorrangig im Interesse des Arbeitgebers liegt. Die Beweislast liegt folglich beim Arbeitnehmer. Ein solcher Beweis kann in der Praxis nicht immer ohne unerhebliche Schwierigkeiten gelingen.

Nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums sprechen jedoch folgende Anhaltspunkte für ein betriebliches Interesse:

• Für den Arbeitnehmer ist im Unternehmen kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden; die Versuche des Arbeitgebers, entsprechende Räume von fremden Dritten anzumieten, sind erfolglos geblieben.
• Der Arbeitgeber hat für andere Arbeitnehmer des Betriebs, die über keine für ein Arbeitszimmer geeignete Wohnung verfügen, entsprechende Rechtsbeziehungen mit fremden Dritten begründet, die nicht in einem Dienstverhältnis zu ihm stehen.
• Es wurde eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung der überlassenen Räumlichkeiten abgeschlossen.

Allerdings ist der steuerpflichtige Arbeitnehmer auch in diesen Fällen dazu aufgefordert das vorrangige betriebliche Interesse seines Arbeitgebers am Home-Office nachzuweisen, da ansonsten die oben genannte Indizwirkung zu Ungunsten des Arbeitnehmers greift.

Damit ein ausreichender Beweis des vorrangigen Arbeitgeberinteresses gelingt, ist es zu empfehlen, dass der Arbeitnehmer an seinen Arbeitgeber sein Arbeitszimmer vermietet, die beiden Parteien also neben dem bereits bestehenden Arbeitsvertrag auch einen sog. Heimbüro-Mietvertrag schließen. In diesem sollte ausdrücklich erwähnt werden, wieso es vom Arbeitgeber gewollt ist, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit in Zukunft ausschließlich im Home-Office statt an der Betriebsstätte verrichtet. Darüber hinaus sollte das Arbeitszimmer im Vertrag konkret benannt werden und die zur Bestimmung notwendigen Materialien (z.B. Grundriss der Wohnung) dem Vertrag beigefügt werden. Außerdem sollte eine Inventarliste aufgestellt und geregelt werden, welche Partei die Kosten für die Einrichtung des Arbeitszimmers übernimmt bzw. welche Einrichtungsgegenstände von welcher Partei in das Arbeitszimmer eingebracht werden. Zuletzt sollte auch eine Regelung über das Zutrittsrecht des Arbeitgebers und über die Beendigung des Vertragsverhältnisses bestehen.