Mit dem Jahreswechsel 2024/25 treten neue Regeln und Gesetze in Kraft. Außerdem gibt es zum Jahreswechsel standardmäßig einiges zu beachten. ePeo hat für Sie die wichtigsten Änderungen und Notwendigkeiten zusammengefasst:
Nachberechnungen der Lohnbuchhaltung 2024
Korrekturen für das Vorjahr (Lohnbuchhaltung 2024) sind grundsätzlich nur in den ersten 3 Wochen des Jahres 2025 möglich, im Ausnahmefall bis zum 28. Februar 2025.
Über- oder Unterschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze
Anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenzen ist die Krankenversicherungspflicht des Arbeitnehmers jährlich zu prüfen. Es ist zu prüfen, ob sich aus dem Über- oder Unterschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenzen Änderungen im Versicherungsverhältnis ergeben (KV-Pflicht oder KV-Freiheit).
Nachweise für die Beitragshöhe 2025 der privaten Krankenversicherung
Zur Sicherstellung der Ordnungsgemäßheit der laufenden Lohnabrechnung sind die Nachweise für die Beitragshöhe der in der privaten Krankenversicherung versicherten Arbeitnehmer für das neue Jahr einholen.
Arbeitsvertragliche Änderungen bei den Mitarbeitern
Es ist wichtig, dass die Lohnbuchhaltung immer über die aktuellen arbeitsrechtlichen Regelungen verfügt, um eine arbeitsvertragskonforme Lohnabrechnung sicherzustellen (z.B. Höhe des Gehalts oder von Nebenleistungen, Änderung Urlaubstage)
Änderungen bei den Mitarbeitern
- Bei neuer Adresse kann sich die Höhe des Fahrtkostenzuschusses ändern. Dafür sind die Entfernungskilometer zwischen erster Tätigkeitsstätte und neuem Wohnort des Arbeitnehmers zu ermitteln.
- neues Betriebsfahrzeug oder Job-Rad? Die Änderung der Bruttolistenpreise ist in der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen.
- Anzahl der Kinder aktualisieren (wichtig für eine etwaige Entlastung wegen des Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetzes)
- Fahrtenbücher prüfen, privaten Nutzungsanteil ermitteln und der Lohnbuchhaltung mitteilen.
- Liegen die Voraussetzungen für einen Mini-Job (noch) vor?
- Sind alle unterjährigen Änderungen der internen Kostenstellenzuordnung on Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt?
Pauschale Lohnsteuern für 2024 bis spätestens Februar 2025 melden
Prüfen Sie rechtzeitig, ob Sie alle Sachzuwendungen an Ihre Arbeitnehmer, bei denen Sie als Arbeitgeber das Recht zur Pauschalierung der Lohnsteuer haben, bereits der Lohnabrechnung mitgeteilt haben.
Soweit Sie die pauschale Lohnsteuer, z.B. für Betriebsveranstaltungen, die pro Arbeitnehmer teurer als 110 Euro waren, für das Jahr 2024 noch nicht abgeführt haben, können Sie das bis spätestens Februar 2025 nachholen. Dann bleibt die Sozialversicherungsfreiheit dieser Sachzuwendung bestehen.
Wenn Sie diese Frist versäumen und die pauschale Lohnsteuer gar nicht oder erst später anmelden und abführen, dann entfällt die Sozialversicherungsfreiheit gemäß § 1 Absatz 1 Satz 2 SVEV und es können erhebliche Mehrbelastungen entstehen. Dies ergibt sich aus einem Urteil des Bundessozialgerichts vom 23. April 2024.
Klärung des Schicksals von nicht genommenem Urlaub
Grundsätzlich wird in der Lohnabrechnung der Resturlaub des Vorjahres automatisch übernommen. Wenn eine Übernahme nicht oder nicht in vollem Umfang erfolgen soll, da der nicht genommene Urlaub teilweise oder vollständig verfällt, ist eine entsprechende Mitteilung an die Lohnbuchhaltung erforderlich.
Prüfen Sie deshalb rechtzeitig vor dem Jahresende, ob Ihre Arbeitnehmer ihren Jahresurlaub vollständig genommen haben. Soweit dies nicht der Fall ist, besteht auch aus arbeitsrechtlicher Perspektive Handlungsbedarf.
Damit der Urlaub, welche Ihre Arbeitnehmer im laufenden Urlaub nicht genommen haben, spätestens zum 31.3. des Folgejahres verfällt, ist es Ihre Pflicht als Arbeitgeber, die Arbeitnehmer dazu aufzufordern,
a. den ihnen zustehenden Urlaub im laufenden Jahr zu nehmen,
b. und ihnen klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht in Anspruch genommen wird.
Die Erfüllung dieser Mitwirkungsobliegenheiten durch Sie als Arbeitgeber ist Voraussetzung für den Verfall des Resturlaubs nach Ablauf des 31. März des Folgejahres gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG. Solange Sie als Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht aufgefordert haben, seinen Urlaub zu nehmen, beginnt auch nicht die Verjährung der nicht verfallenen Urlaubsansprüche.
Daneben ist es für den Arbeitgeber wichtig, die Kürzung des während der Elternzeit entstehenden Urlaubsanspruchs gemäß § 17 Absatz 2 BEEG vorzunehmen. Versäumt der Arbeitgeber dies während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses, hat der Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf finanziellen Ausgleich des nicht genommenen Urlaubs.
Jahresmeldung Künstlersozialkasse
Bis zum 31. März 2025 Meldung der Entgelte an Künstler und Publizisten für die Berechnung der Künstlersozialabgabe bei der Künstlersozialkasse.
Schwerbehindertenausgleichsabgabe gemäss § 160 SGB IX
Bis zum 31. März 2025 ist von privaten und öffentlichen Arbeitgebern mit mindestens 20 Arbeitsplätzen die Meldung über die Erfüllung der Beschäftigungspflicht gemäß § 163 SGB IX zu erstellen und zu übermitteln. Soweit die Beschäftigungspflicht nicht bzw. nicht vollständig erfüllt wird, wird eine Schwerbehindertenausgleichsabgabe fällig.