Im Beitrag des letzten Monats „Incentive-Reisen und Veranstaltungen – Teil 1“ ging es darum, den Anwendungsbereich des § 37b EStG bei sog. Incentive-Reisen näher zu beleuchten. In diesem Beitrag wird dies weiter fortgeführt und sich vertieft mit der Frage der gemischt veranlassten Reisen auseinandergesetzt.

Unter gemischt veranlassten Reisen versteht man solche, die nicht einheitlich als Arbeitslohn angesehen werden können oder im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Das heißt, dass die Reise sowohl Elemente beinhaltet, bei denen die betriebliche Zielsetzung des Arbeitgebers ganz im Vordergrund steht, als auch Bestandteile umfasst, deren Zuwendung sich als geldwerter Vorteil darstellt.

Problematisch war, wie die steuerliche Beurteilung einer solchen gemischt veranlassten Reise, die sowohl beruflich veranlasste Tätigkeiten als auch private Maßnahmen verbindet, ausfällt.

In einem Fall den der Bundesfinanzhof (BFH) zu beurteilen hatte, handelte es sich um ein Pharmaunternehmen, welches eine Jahrestagung in Portugal veranstaltete, an der einige Arbeitnehmer des Unternehmens teilnahmen. Das Programm sah vor, dass am Vormittag/Mittag Vorträge gehalten wurden und am Nachmittag Sightseeing-Ausflüge sowie Sport-und Spielprogramme stattfanden.

Der BFH führte dazu folgendes aus:

„Ist eine Reise nach den vorgenannten Grundsätzen gemischt veranlasst, sind für die Aufteilung zunächst die Kostenbestandteile der Reise zu trennen, die sich leicht und eindeutig dem betriebsfunktionalen Bereich und dem Bereich, dessen Zuwendung sich als geldwerter Vorteil darstellt, zuordnen lassen. Die Kosten rein betriebsfunktionaler Reise-Bestandteile (z.B. für die Zurverfügungstellung von Tagungsräumen nebst Ausstattung, Tagungsunterlagen und Referenten) kommen von vornherein nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn in Betracht (vgl. BFH-Urteile in BFHE 181, 76, BStBl II 1997, 97, und in BFH/NV 1997, 401). Auf der anderen Seite sind die Kosten solcher Reise-Bestandteile vollumfänglich als Arbeitslohn zu erfassen, die sich -isoliert betrachtet- als geldwerter Vorteil erweisen. Hierzu gehören z.B. die Kosten für das touristische Programm, Ausflüge, das Spiel- und Sportprogramm sowie gemeinsame Feiern und Unterhaltung“

[…]

„Als sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist grundsätzlich das Verhältnis der Zeitanteile heranzuziehen, in dem die Reise-Bestandteile mit Vorteilscharakter zu den aus betriebsfunktionalen Gründen durchgeführten Reise-Bestandteilen stehen. Im Übrigen obliegt die schätzweise Aufteilung in erster Linie dem Finanzgericht, da die Schätzung grundsätzlich eine Frage der Tatsachenfeststellung ist“ (BFH Urteil vom 18.08.2005 – VI R 32/03).

Zur Verdeutlichung der Rechtsprechung des BFH wird nachfolgend anhand eines Beispielfalles erklärt wie die Aufteilung der Kosten vorzunehmen ist:

Beispiel:

Die Firma X-GmbH veranstaltet eine 5-tägige Tagung in Österreich, an der ihre Mitarbeiter (50 Arbeitnehmer) teilnehmen. Die Zeitanteile der Reise, die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und die Sonderprogramme, die Vorteilscharakter für die Reiseteilnehmer haben, liegen bei 50/50. Die Gesamtreisekosten belaufen sich bei 100.000 €. Davon entfallen 30.000 € auf die Kosten für die Fachvorträge und 25.000 € werden für die Freizeitgestaltung (z.B. Ausflüge, Führungen, Sightseeing) aufgewandt. Die Verpflegungskosten belaufen sich bei 20.000 €. Die restlichen 25.000 € entfallen auf Flug, Transfers, Hotelunterbringung etc.

Der lohnsteuerpflichtige Anteil setzt sich wie folgt zusammen:

Der für die 5-tägige Reise insgesamt zu erfassende Arbeitslohn liegt bei 52.5000 € (25.000 € + 12.500 € + 15.000).  Auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen damit 1.050 € (52.500 €/ 50). Die übrigen 47.500 € (30.000 € + 5.000 € + 12.500 €) sind lohnsteuerfrei. Bei der Verpflegungspauschale ist darauf zu achten, dass für jedes Land ein anderer Satz heranzuziehen ist (bei Österreich: 40 €).