Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen!

Ermöglichen Sie Ihren Arbeitnehmern monatlich Sachzuwendungen im Rahmen der 44-€-Sachbezugsfreigrenze, bleiben diese steuer- und sozialversicherungsfrei. Ab dem 01.01.2022 wird die monatliche Freigrenze sogar auf 50,00 € erhöht.

Freigrenze oder Freibetrag

Einer der häufigsten Fehler, die zu Nachversteuerungen führt, ist die Unterscheidung zwischen Freigrenze und Freibetrag.

Bei der Freigrenze bleibt ein Betrag bis zur Höhe der Freigrenze z. B. 44,00 € steuerfrei. Wird die Grenze nur um 1 Cent überschritten wird der komplette Betrag beitrags- und steuerpflichtig, während beim Freibetrag nur das versteuert werden muss, was den Freibetrag überschreitet.

Beispiel:

Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Zuwendung von 44,50 € müssen nicht nur 0,50 € versteuert werden, sondern 44,50 €.

Hinweis: Um die 44-Euro-Grenze einzuhalten, kann der Arbeitnehmer eine eigene Zuzahlung leisten. (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG)

Aufgepasst: Zeitpunkt des Zuflusses

Wichtig ist, dass die 44,00 € Freigrenze einer monatsbezogenen Betrachtung unterliegt. Daher ist es unzulässig mit Monaten, in denen die Freigrenze nicht vollständig ausgeschöpft wurde, zusammenzurechnen.

Beispiel:

Im Monat März hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Tankgutschein i.H.v. 88,00 € ausgestellt. Dafür erhielt der Arbeitnehmer im Monat April überhaupt keine Sachzuwendungen des Arbeitgebers. Im Durchschnitt würde der Arbeitnehmer zwar Sachzuwendungen i.H.v. 44,00 € monatlich erhalten, jedoch ist die Bildung von Durchschnittswerten aufgrund der monatsbezogenen Betrachtung ausgeschlossen und somit unzulässig. Die monatsbezogene Betrachtung führt also dazu, dass jährlich bis zu 528,00 € steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben können. Allerdings müssen diese Vorteile dem Arbeitnehmer laufend und nicht im Wege größerer Einzelzuwendungen gewährt werden, um diesen Vorteil auch tatsächlich nutzen zu können.

Für die Anerkennung der steuer- und beitragsfreien Sachzuwendung durch das Finanzamt ist also der Zeitpunkt des Zuflusses entscheidend und nicht wann der Arbeitnehmer diese in Anspruch nimmt. So können Arbeitnehmer beispielsweise mehrere Einkaufsgutscheine sammeln, um davon eine größere Anschaffung zu machen.

Bewertung des Sachbezugs

Der geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers bestimmt sich grundsätzlich nach dem üblichen Endpreis für den Endverbraucher. Daher sind unter Umständen die Liefer-/Versandkosten auch zum Wert des Sachbezugs hinzuzurechnen. In einem Fall den der BFH im Jahr 2018 zu entscheiden hatte (BFH, Urt. v. 6.6.2018 – VI R 32/16, NZA-RR 2019, 52), handelte es sich um einen Arbeitgeber, der für seine Mitarbeiter Sachprämien (Kosmetik, Bekleidung etc.) bei einem dritten Anbieter bestellte und zu ihnen nach Hause senden ließ. Hierfür übernahm der Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter eine Rechnung in Höhe von 43,99 € zuzüglich einer Versandpauschale von 6,00 € je Rechnung. Nach Auffassung des BFH tritt der Wert der Lieferung zum Warenwert hinzu, da es sich bei der Lieferung um eine zusätzliche Sachleistung handelt. Etwas anderes könnte sich für Fälle ergeben, in denen die Lieferkosten bereits in den Verkaufspreis der Ware mit enthalten sind. Weiterhin ist die Umsatzsteuer als geldwerter Vorteil in den Sachbezug mit einzubeziehen.

Aufzeichnungs- und Nachweispflicht

Neben der allgemein geltenden Verpflichtung, Sachbezüge und steuerfreie Bezüge im Lohnkonto besonders aufzuzeichnen (§ 41 Abs. 1 Satz 3 EStG, § 4 LStDV), ist der Arbeitgeber gut beraten, wenn er darüber hinaus eine Kopie der an die Mitarbeiter herausgegebenen Gutscheine in der Personalakte beifügt.

Möglichkeiten für 44,00 € Sachbezüge

Vom klassischen Tankgutschein bis zur Mitarbeiter-Bonuskarte.

Beispiele hierfür sind:

• Gutscheinkarten (Kino, Fitnessstudio oder Lotto usw.)
• Gutenhabenkarten
• Tankgutscheine
• Einkaufsgutscheine / Warengutscheine
• ÖNPV- Tickets

Voraussetzung ist, dass der Gutschein an eine Sachleistung gebunden ist (Einzweckgutschein) und nur national oder bei angeschlossenen Vertragspartnern eingesetzt wird. Details für die Voraussetzungen zur Steuerfreiheit bei Gutscheinen sind in § 8 Satz 11 EStG geregelt.

Darüber hinaus werden Gutscheinkarten noch bis zum 31.12.2021 vom Finanzamt als Sachbezug anerkannt, wenn sie nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigt. Ab dem 1.1.2022 müssen Gutscheinkarten verpflichtend auch sogenannte ZAG-Kriterien erfüllen.