Durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz, welches ab dem 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist, ist für eine Vielzahl von Erklärungen im arbeitsrechtlichen Bereich nicht mehr die Schriftform gemäß § 126 BGB erforderlich, sondern es genügt im Einzelfall die elektronische Form gemäß § 126a BGB oder die Textform gemäß § 126b BGB.

Schriftform

Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder durch Aufhebungsvertrag bedarf weiterhin unbedingt der Schriftform (§ 623 BGB).

Die schriftliche Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen und deren Übergabe an den Arbeitnehmer ist weiterhin in den gemäß § 2a des Gesetzes zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung genannten Branchen erforderlich. Das ist

• im Baugewerbe,
• im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• im Personenbeförderungsgewerbe,
• im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
• im Schaustellergewerbe,
• bei Unternehmen der Forstwirtschaft,
• im Gebäudereinigungsgewerbe,
• bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
• in der Fleischwirtschaft,
• im Prostitutionsgewerbe,
• im Wach- und Sicherheitsgewerbe

Ansonsten ist für Arbeitsverträge gemäß § 2 Absatz 1 Satz 2 NachwG auch ausreichend, wenn der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses in Textform dokumentiert und dem Arbeitnehmer elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Dies gilt gemäß § 3 Absatz 2 NachwG auch für nachträglich eingetretene Änderungen des Arbeitsvertrages. Arbeitnehmer haben aber weiterhin das Recht, einen schriftlichen Nachweis zu verlangen.

Elektronische Form

Die elektronische Form ist zulässig bei

• der Erteilung von Arbeitszeugnissen (§109 Absatz 3 GewO)
• bei der Übermittlung der Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitnehmer

Textform

Textform ist zulässig bei

• Inanspruchnahme von Elternzeit (§ 16 Absatz 1 Satz 1 BEEG)
• Willenserklärungen zur Regelung des Rechtsanspruchs auf Teilzeittätigkeit oder die Verteilung der Arbeitszeit während der Elternzeit (§ 15 Absatz 7 BEEG)
• 1a des Jugendarbeitsschutzgesetzes
• Inanspruchnahme von Pflegezeit nach § 3 Absatz 3 PflegeZG
• Inanspruchnahme von Familienpflegezeit nach § 2a Absatz 1 FamPflZG
• Für die Befristung des Arbeitsverhältnisses auf das Erreichen der Regelaltersgrenze ist die Textform ausreichend (§ 41 Absatz 2 SGB VI)